Worum es geht
Die einzelnen Vorgänge auf dieser Website liefern je ein Ergebnis: einen Vorschlag, einen Entwurf, eine Antwort. Wirksam wird es erst dort, wo im Betrieb gearbeitet wird, im Ticketsystem, im CRM, in der Warenwirtschaft. Die Anbindung übernimmt diesen Weg. Sie holt die Eingabe ab, gibt sie dem Modell, prüft das Ergebnis nach festen Regeln und legt es im Zielprogramm ab.
Für diese Seite habe ich das einmal vollständig gebaut, mit n8n als Werkzeug und Jira als Zielprogramm, am Postfach desselben fiktiven Betriebs wie bei der Vorsortierung der Post. Dort ist der KI-Schritt gemessen, mit siebzehn Mails und mehreren Modellen. Hier geht es um den Weg drumherum: was er braucht und was er Ihnen abnimmt.
Der Aufbau
Der Ablauf, Schritt für Schritt. Die Farbe sagt, wer an der jeweiligen Stelle entscheidet.
- Feste Regel
- Modell
- Programm
- Mensch
- ProgrammEine Mail trifft ein
Der Ablauf startet von selbst, sobald im Postfach info@ eine Mail ankommt, auch nachts und am Wochenende.
- Feste RegelVorprüfung
Zwei Prüfungen vor dem Modell: ob die Mail genug Text für eine Einordnung hat und ob sie eine neue oder geänderte Bankverbindung nennt.
Trifft eine der beiden zuDie Mail geht als Vorgang direkt ans Büro, mit dem Hinweis, warum. Kein Modell sieht sie. - ModellKI-Schritt: einordnen
Das Modell liest die Mail und gibt feste Felder zurück: Vorgangsart, ob es eilig ist, Kunden- und Rechnungsnummer, einen Satz zur Sache und die Stelle der Mail, die das belegt.
- Feste RegelRegeln nach dem Modell
Zuständigkeit und Dringlichkeit legt die Tabelle Ihres Betriebs fest. Gibt das Modell eine Kunden- oder Rechnungsnummer zurück, die so nicht in der Mail vorkommt, fällt sie weg; eine erfundene Nummer gelangt so nie nach Jira. Von einer Bewerbung geht nur weiter, dass es eine ist. Gehört eine Mail zu zwei Zuständigen, bekommt sie das Stichwort „sichten“.
WerbungBleibt in der Ablage des Postfachs, es entsteht kein Vorgang. - ProgrammVorgang in Jira
Titel, Priorität, Stichworte und eine Beschreibung mit Vorschlag, Beleg und der vollständigen Originalmail, damit niemand ins Postfach wechseln muss.
- MenschDas Büro prüft und übernimmt
Wer den Vorgang öffnet, bestätigt oder korrigiert und zieht ihn in die Bearbeitung. Beantwortet, gelöscht oder bezahlt wird im Ablauf nichts.
Nur ein Schritt ruft tatsächlich ein KI-Modell auf. Alles andere ist festgelegt: welche Mail gar nicht erst zum Modell geht, wer zuständig ist, was eilig ist, was in Jira steht und was dort nichts verloren hat. Diese Festlegungen trifft Ihr Betrieb selbst, deshalb lassen sie sich zusichern. Das Modell liefert das, was sich nicht als Regel aufschreiben lässt: was der Absender will.
Das Bildschirmfoto zeigt denselben Ablauf in n8n, aufgenommen nach dem Durchlauf mit acht Mails, den der nächste Abschnitt beschreibt. An jedem Pfeil steht, wie viele Mails dort entlanggegangen sind.
Ein Morgen im Postfach
Acht Mails aus dem fiktiven Postfach, so ausgewählt, dass jeder Weg durch den Ablauf mindestens einmal vorkommt. Ein Durchlauf am 5. Oktober 2026 mit einem Modell, Claude Haiku 4.5.
| Eingang | Absender und Betreff | Weg | Eingeordnet als | In Jira |
|---|---|---|---|---|
| Di 05:30 | HGB AktuellAktionswochen Wärmepumpe: bis zu 15 % auf Lagerware | KI-Schritt, dann Ablage | Werbung | kein Vorgang |
| Di 12:05 | Zahnarztpraxis Dr. LangWartung Klimaanlage und Rechnung 26-1102 | KI-Schritt | Rechnungsfrage und Termin | POST-9 Buchhaltung und Dispositionsichten |
| Di 22:37 | Jonas WeidnerBewerbung als Anlagenmechaniker SHK | KI-Schritt | Bewerbung | POST-11 Inhaber, ohne Text der Bewerbung |
| Mi 06:02 | Rechnungsversand HGBRechnung RE-2026-08817 zu Ihrer Bestellung B-4471 | KI-Schritt | Eingangsrechnung | POST-10 Buchhaltung, mit Kunden- und Rechnungsnummer |
| Mi 06:48 | Klaus BrandtNotfall | KI-Schritt | Störung | POST-7 Dispositiondringend |
| Mi 07:41 | Familie ÖzdemirHeizung schon wieder aus!! | KI-Schritt | Reklamation | POST-8 Inhaber, mit Kunden- und Rechnungsnummerdringend |
| Mi 07:55 | Buchhaltung HGBWICHTIG: Neue Bankverbindung, Rechnung RE-2026-08817 bitte heute überweisen | Regel vor dem Modell | Geänderte Bankverbindung | POST-5 Büro, von Hand prüfensichten |
| Mi 08:20 | m.gerber@icloud.com(kein Betreff), Anhang Scan_0001.pdf | Regel vor dem Modell | Zu wenig Text | POST-6 Büro, von Hand sichtensichten |
Sieben Vorgänge in Jira, alle auf dem erwarteten Weg. Drei tragen das Stichwort „sichten“: die beiden, die vor dem Modell angehalten wurden, und die Zahnarztpraxis, die in einer Mail einen Wartungstermin will und eine Rechnung beanstandet. Ihre Zusammenfassung nennt nur die Rechnung, den Termin zeigen die Stichworte. Wie diese Mail aufgeteilt wird, entscheidet ein Mensch. Je Mail brauchte der KI-Schritt zwei bis vier Sekunden.
Im Board in Jira liegen danach alle sieben in der ersten Spalte „Neu“. Die Spalten „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ sind leer, bis jemand einen Vorgang übernimmt. Die roten Pfeile markieren die beiden dringenden, die Stichworte hat der Ablauf gesetzt. Bei der Bewerbung steht „vertraulich“: ihr Text ist nicht in Jira.
Einer dieser Vorgänge im Einzelnen: die Störungsmeldung von 6:48 Uhr. Links die Mail, rechts, was in Jira daraus geworden ist.
- Von
- Klaus Brandt <k.brandt58@t-online.de>
- Betreff
- Notfall
Wasser läuft aus der Therme, Keller nass, Heizung aus. Bitte sofort anrufen 0170 55 66 321. Brandt, Karlsbad-Langensteinbach, wir haben Wartungsvertrag.
POST-7Neu
Störung: Klaus Brandt, Notfall
- Priorität
- High
- Stichworte
- stoerungan-buero
Der Absender meldet einen Wasseraustritt aus der Therme und möchte, dass der Betrieb sofort kommt.
- Vorgangsart
- Störung
- Zuständig
- Büro, Disposition
- Dringend
- ja
Wasser läuft aus der Therme, Keller nass, Heizung aus. Bitte sofort anrufen 0170 55 66 321.
Was das Werkzeug dabei abnimmt
Den Ablauf könnte man auch als eigenes Programm schreiben. Ein Werkzeug wie n8n bringt mit, was ein solches Programm im Alltag braucht und was beim Selbstschreiben die meiste Arbeit macht.
- Ein Protokoll
- Jede Ausführung wird gespeichert, mit dem, was in jeden Schritt hineinging und was herauskam. Dort lässt sich nachsehen, warum eine Mail beim Inhaber gelandet ist.
- Wiederholen bei Aussetzern
- Beim Bauen hat der Modellanbieter einen von vier Aufrufen kurz abgelehnt. Ein Schalter am KI-Schritt wiederholt den Aufruf in solchen Fällen nach einigen Sekunden, und die Mail kommt trotzdem an.
- Das Modell als Baustein
- Das Modell hängt als eigener Baustein am KI-Schritt. Ein anderes Modell, ein anderer Anbieter oder ein Modell auf einem Rechner in Ihrem Betrieb ist ein Tausch an dieser einen Stelle; Regeln und der Weg nach Jira bleiben, wie sie sind. Welche Modelle den Schritt gut beherrschen, steht auf der Seite zur Post.
- Ein Ablauf zum Ansehen
- Der Workflow ist ein Bild aus Kästen und Pfeilen, wie oben. Wer ihn nicht gebaut hat, kann trotzdem nachvollziehen, was mit einer Mail geschieht, und sieht bei jeder Ausführung, welchen Weg sie genommen hat.
- Probelauf
- Das Zielprogramm lässt sich für einen Probelauf abschalten. Alles davor läuft, und in Jira entsteht nichts. So lässt sich eine neue Regel an echten Mails ausprobieren, bevor sie wirkt.
Ein Ablauf oder ein Agent
Unter Agenten im Betrieb steht ein Werkzeug, das selbst sucht, liest und über Connectors auch in angebundene Programme sieht. Technisch kann ein Agent vieles von dem, was hier ein Ablauf tut. Welcher Weg passt, hängt an der Aufgabe.
- Ein Ablauf
- Für Vorgänge, die täglich gleich ablaufen. Er startet von selbst, nimmt für jede Mail denselben Weg und ruft das Modell genau einmal auf. Das macht ihn berechenbar und je Vorgang günstig, und er braucht niemanden am Platz.
- Ein Agent
- Für Aufgaben, deren Weg vorher niemand kennt, mit einer Person am Platz, die die Aufgabe stellt und das Ergebnis liest. Er sucht selbst nach und braucht dafür ein Mehrfaches an Zeit und Kosten. Ein Beispiel ist die Preisanpassung für alle Wartungsverträge: welche Dateien gebraucht werden, ergibt sich dort erst beim Lesen.
Was in Ihrem Betrieb vorliegen muss
- Zugang zum Programm
- Das Zielprogramm braucht eine Schnittstelle und ein Konto, über das der Ablauf lesen und schreiben darf. Jira, die verbreiteten CRM und die Postfächer von Microsoft 365 und Google bringen das mit. Bei einer älteren Warenwirtschaft ist genau das die erste Frage.
- Ihre Tabelle
- Wer für welche Art von Vorgang zuständig ist und was als eilig gilt. Wie bei der Vorsortierung entscheidet das kein Modell. Eine neue Kollegin oder eine Urlaubsvertretung ist eine Zeile in der Tabelle.
- Das Postfach
- In n8n ist der Anschluss an ein Postfach ein eigener Startbaustein, für IMAP, Microsoft 365 und Gmail; im Durchlauf kamen die Mails aus einer Datei. Den Zugang richtet oft Ihr IT-Dienstleister ein. Wo ein Betriebsrat besteht, ist mit ihm vorher zu klären, dass ein System das Postfach sichtet.
- Rechte im Zielprogramm
- Einen Vorgang in Jira sieht jeder, der den Bereich sieht. Was dort nicht hingehört, muss der Ablauf zurückhalten. So steht im Durchlauf beispielsweise bei der Bewerbung nur, dass es eine ist, von wem und wann. Ihr Text bleibt im Postfach. Gelesen hat das Modell sie für die Einordnung trotzdem. Soll auch das nicht sein, erkennt eine Regel vor dem Modell Bewerbungen schon am Betreff oder am Anhang; das legen Sie vorher fest.
- Wo das Werkzeug läuft
- Zapier und Make sind Dienste in der Cloud. n8n gibt es ebenfalls als Dienst und zusätzlich zum Betrieb auf einem eigenen Server. Zusammen mit einem Modell auf einem Rechner im Betrieb verlässt dann keine Mail das Haus. Im Durchlauf auf dieser Seite liefen Modell und Jira in der Cloud.
Diese Seite zeigt einen einzelnen Durchlauf mit acht Mails. Wie zuverlässig der KI-Schritt einordnet, ist auf der Seite zur Post gemessen, mit fünf Durchgängen je Modell. Der Betrieb, sein Postfach und alle Mails sind fiktiv. Werkzeug und Modell sind ein Stand vom 5. Oktober 2026.
Welche Programme nutzen Sie?
Wo in Ihrem Betrieb Angaben von einem Programm ins andere getragen werden, von Hand oder per Kopieren, ist meist auch Platz für einen KI-Schritt. Im Vorgespräch sehen wir uns an, mit welchen Programmen Sie arbeiten und welche sich anbinden lassen, dreißig Minuten, kostenfrei.