Worum es geht
Jede Mail im zentralen Postfach bekommt einen Vorschlag: die Vorgangsart, die zuständige Stelle aus Ihrer eigenen Tabelle, ob es eilig ist, die Rechnungs- oder Kundennummer zum Wiederfinden, ein Satz, worum es geht, und die Stelle der Mail, die das belegt. Die Person im Büro bestätigt oder korrigiert. Beantwortet, gelöscht oder bezahlt wird nichts.
Gemessen wurde das am Postfach eines fiktiven Betriebs für Sanitär, Heizung und Klima: 17 Mails, darunter eine Weiterleitungskette, ein Schreiben mit drei Anliegen, ein gescannter Brief mit Erkennungsfehlern und eine Betrugsmail mit geänderter Bankverbindung. 13 Prüfungen, fünf Durchgänge je Modell, 9 Modelle.
Was die Modelle leisten
Neun Modelle, dieselben 17 Mails, dieselbe Anweisung, dieselben 13 Prüfungen. Die oberen drei laufen auf einem Rechner in Ihrem Betrieb, zwei auf gemieteter Rechenzeit in der EU, die unteren vier in einem Rechenzentrum bei zwei Anbietern. Eine Mail gilt erst dann als fehlerfrei, wenn keine einzige Prüfung anschlägt: richtige Vorgangsart, richtige Dringlichkeit, jede Kennung Zeichen für Zeichen aus der Mail, kein Satz im Beleg, der so nicht dasteht. Die dritte Zahl sagt, wie oft die Mail beim richtigen Empfänger landet, auch wenn eine Kleinigkeit daneben nicht stimmt.
| Modell | Läuft auf | Fehlerfreie Mailsvon 17 | Korrekturenje Mail, etwa | Richtig zugestelltvon 17 | Je Mail | Kostenje Mail |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Auf einer Maschine im Betrieb | ||||||
| Qwen3.8 27Boffenes Modell, 27 Milliarden Parameter | Rechner im Betrieb um 2.000 Euro, 128 GB SpeicherGemessen auf gemieteter Rechenzeit (0,06 ct je Mail), weil ein solcher Rechner hier noch nicht steht; dieselben Gewichte laufen im Haus. Die Sekunden gelten für den Anbieter. | 16,8 | 0,0 | 17,0 | 4 s | keine |
| qwen3.5:9boffenes Modell, 9,7 Milliarden Parameter | Bürorechner mit Grafikkarte, 8 GB | 16,0 | 0,3 | 16,0 | 6 s | keine |
| qwen3.5:4bdieselbe Generation, kleinere Klasse | Notebook der gehobenen KlasseAn einer kürzeren Fassung der Anweisung gemessen; mit den zwei Sätzen, die heute darin stehen, verliert dieses Modell einen Fall. | 11,8 | 0,7 | 14,0 | 4 s | keine |
| Offenes Modell auf gemieteter Rechenzeit in der EU | ||||||
| Mistral Medium 3.5Mistral, offenes Modell, 128 Milliarden Parameter | Gemietete Rechenzeit in der EU (Frankreich), Daten bleiben in EuropaDas schnellste Modell der Tafel. Die meisten Funde sind Belegstellen, in denen es Tippfehler des gescannten Briefs still berichtigt. | 15,0 | 0,2 | 16,4 | 2 s | 0,25 ct |
| Ministral 8BMistral, offenes Modell, 8 Milliarden Parameter | Gemietete Rechenzeit in der EU (Frankreich), Daten bleiben in EuropaTrifft die Stelle und verfehlt Einzelheiten: Beträge ohne Tausenderpunkt, fehlende Belege. Läuft auch auf einem Bürorechner mit Grafikkarte. | 10,2 | 0,9 | 16,0 | 3 s | 0,01 ct |
| Über einen Dienst im Netz | ||||||
| GPT-5.6 LunaOpenAI, kleine Klasse | Rechenzentrum, Daten verlassen den Betrieb | 16,6 | 0,0 | 16,6 | 7 s | 0,07 ct |
| Claude Sonnet 5Anthropic, Größe nicht veröffentlicht | Rechenzentrum, Daten verlassen den Betrieb | 16,4 | 0,0 | 17,0 | 6 s | 0,85 ct |
| Claude Haiku 4.5Anthropic, kleinere Klasse | Rechenzentrum, Daten verlassen den Betrieb | 16,0 | 0,1 | 17,0 | 8 s | 0,72 ct |
| GPT-5.6 TerraOpenAI, mittlere Klasse, Größe nicht veröffentlicht | Rechenzentrum, Daten verlassen den Betrieb | 15,0 | 0,2 | 16,0 | 7 s | 0,51 ct |
Zwei Beispiele
Links die Mail, wie sie ankommt. Rechts der Vorschlag, der in wenigen Sekunden daraus wird, umschaltbar zwischen drei Klassen: dem Notebook, dem Bürorechner mit Grafikkarte und der Cloud.
Im ersten Beispiel schreibt eine Kundin, dass ihre Heizung kurz nach der Wartung ausgefallen ist. Ein Ausfall klingt zunächst nach einer Störung, und Störungen gehen ins Büro. Sie verlangt aber, dass der Betrieb die bezahlte Wartung kostenlos in Ordnung bringt. Damit ist es eine Reklamation, und die bearbeitet der Inhaber selbst.
- Von
- Familie Özdemir <fam.oezdemir@web.de>
- Betreff
- Heizung schon wieder aus!!
Hallo, Ihr Monteur war am 14.08. bei uns zur Wartung der Gastherme (Vaillant ecoTEC), die Rechnung 26-1187 über 214,00 Euro haben wir sofort bezahlt. Seit gestern Abend zeigt die Therme den Fehler F.22 und wir haben kein Warmwasser mehr. Vor der Wartung lief die Anlage seit Jahren ohne Probleme. Wir sind ehrlich gesagt sehr verärgert. Wir erwarten, dass Sie das kostenlos in Ordnung bringen, und zwar diese Woche noch. Unsere Kundennummer ist K-2088. Bitte melden Sie sich heute noch, am besten telefonisch unter 0176 22 90 14 77. Mit freundlichen Grüßen Aylin Özdemir Rheinstetten
Störungdringend
- An
- Büro
- Kennungen
- Kundennummer K-2088Rechnungsnummer 26-1187Betrag 214,00
- Kurzfassung
- Die Familie Özdemir will eine kostenlose Reparatur ihrer defekten Heizung und einen Termin innerhalb dieser Woche.
- Beleg
- „Seit gestern Abend zeigt die Therme den Fehler F.22 und wir haben kein Warmwasser mehr. Wir erwarten, dass Sie das kostenlos in Ordnung bringen, und zwar diese Woche noch.“
Die Mail wird als Störung geführt und geht damit an das Büro. Beim Inhaber, der die Reklamationen bearbeitet, kommt sie nicht an, und die verärgerte Kundin wartet auf einen Rückruf, den niemand als seine Aufgabe sieht. Kennungen und Dringlichkeit stimmen, der falsche Vorgang macht den Vorschlag trotzdem unbrauchbar.
Notebook der gehobenen Klasse, an der kürzeren Anweisung gemessen. 3,8 Sekunden für diese Mail, ordnet diese Mail in 0 von 5 Durchgängen richtig zu.
Reklamationdringend
- An
- Inhaber
- Kennungen
- Kundennummer K-2088Rechnungsnummer 26-1187Betrag 214,00
- Kurzfassung
- Der Absender verlangt die kostenlose Behebung des Ausfalls der Gastherme nach einer Wartung und ist über den entstandenen Schaden verärgert.
- Beleg
- „Wir erwarten, dass Sie das kostenlos in Ordnung bringen, und zwar diese Woche noch.“
Vorgangsart, Zuständigkeit und Dringlichkeit stimmen, die drei Kennungen sind vollständig, und der Belegsatz steht wörtlich in der Mail. Die Person im Büro sieht in einer Zeile, worum es geht, und bestätigt.
Bürorechner mit Grafikkarte, 8 GB, die Mail verlässt den Betrieb nicht. 4,7 Sekunden für diese Mail, ordnet diese Mail in 5 von 5 Durchgängen richtig zu.
Reklamationdringend
- An
- Inhaber
- Kennungen
- Kundennummer K-2088Rechnungsnummer 26-1187Betrag 214,00 Euro
- Kurzfassung
- Familie Özdemir verlangt, dass der nach der Wartung aufgetretene Ausfall der Gastherme kostenlos und noch diese Woche behoben wird.
- Beleg
- „Vor der Wartung lief die Anlage seit Jahren ohne Probleme. Wir erwarten, dass Sie das kostenlos in Ordnung bringen, und zwar diese Woche noch.“
Dieselbe Zuordnung wie auf dem Bürorechner, die Kurzfassung nennt zusätzlich den Namen. Der Beleg ist aus zwei Stellen der Mail zusammengesetzt, die im Original nicht nebeneinander stehen, und der Betrag trägt die Einheit. Für die Weiterleitung ändert das nichts, für eine spätere Auswertung der Kennungen schon.
Rechenzentrum, die Mail verlässt den Betrieb. 5,7 Sekunden für diese Mail, ordnet diese Mail in 5 von 5 Durchgängen richtig zu.
Der Unterschied zwischen den drei Reitern ist keine Frage des Stils. Das Notebook führt die Mail als Störung und schickt sie ins Büro; beim Inhaber, der die Reklamationen bearbeitet, kommt sie nicht an. Der Bürorechner und die Cloud legen sie richtig, und ab da unterscheiden sie sich nur noch in Kleinigkeiten der Kennungen.
Das zweite Beispiel erreicht kein Modell. Eine Mail, die eine geänderte Bankverbindung nennt, geht nach einer festen Regel an einen Menschen, bevor irgendetwas eingeordnet wird. Ohne diese Regel hätte das Modell im Haus daraus eine dringende Eingangsrechnung mit Rechnungsnummer und Betrag gemacht, in 5 von 5 Durchgängen. Das ist der Stapel der Buchhaltung, in dem eine solche Mail nicht liegen darf.
- Von
- Buchhaltung HGB <buchhaltung@heiztechnik-grosshandel-baden-de.com>
- Betreff
- WICHTIG: Neue Bankverbindung, Rechnung RE-2026-08817 bitte heute überweisen
Sehr geehrte Damen und Herren, aufgrund einer Umstellung unseres Zahlungsverkehrs hat sich unsere Bankverbindung geändert. Bitte überweisen Sie ab sofort alle offenen Beträge ausschließlich auf das folgende Konto: Kontoinhaber: HGB Zahlungsverkehr IBAN: DE89 3704 0044 0532 0130 00 BIC: COBADEFFXXX Die Rechnung RE-2026-08817 über 1.284,50 EUR ist heute fällig. Bitte veranlassen Sie die Überweisung noch heute auf das neue Konto, damit es nicht zu Mahngebühren kommt. Eine Überweisung auf das alte Konto kann nicht mehr zugeordnet werden. Mit freundlichen Grüßen Heiztechnik Großhandel Baden GmbH Buchhaltung
Unklar
- An
- Büro, von Hand
- Kurzfassung
- Nennt eine geänderte Bankverbindung, bitte von Hand prüfen.
- Regel
- Geänderte Bankverbindung: die Mail erreicht kein Modell.
Der Vorgang
Im zentralen Postfach kommt alles an, was nicht an eine Person adressiert ist: Anfragen von Neukunden, Terminwünsche, Störungen, Reklamationen, Rechnungen von Lieferanten, Mahnungen, Bewerbungen, Schreiben vom Finanzamt, und in großer Zahl Werbung. Jemand im Büro öffnet morgens jede Mail, liest sie an, entscheidet, wen sie angeht, und leitet sie weiter. Was eilig ist, muss beim Lesen auffallen. Was zwei Leute angeht, wird zweimal weitergeleitet oder zur Hälfte vergessen.
Die Vorsortierung nimmt dem Büro das Lesen und Entscheiden ab und lässt das Bestätigen dort. Die Zuständigkeit kommt dabei aus einer Tabelle, die Ihr Betrieb selbst schreibt: welche Vorgangsart zu wem geht. Das Modell entscheidet sie nicht. Diese Tabelle gibt es in den meisten Betrieben nur im Kopf einer Person. Sie aufzuschreiben ist Teil der Einrichtung und hat für Vertretung und Einarbeitung einen Wert, der von der Technik unabhängig ist.
Wie geprüft wurde
17 Mails aus dem Alltag eines Handwerksbetriebs, von der Vierzeiler-Störungsmeldung bis zur Rechnung mit fünf Positionen. Jeder Vorschlag durchläuft 13 Prüfungen, in Paaren: ein Anliegen fehlt oder eines ist erfunden, eilig als gewöhnlich oder gewöhnlich als eilig, eine Kennung falsch oder eine fehlt, eine Mail unnötig an den Menschen gegeben oder eine nicht, obwohl es nötig war. Dazu: keine Zahl in der Kurzfassung, die nicht in der Mail steht, der Beleg ein wörtliches Zitat, und bei Bewerbungen kein Wort über den Bewerber in der Ausgabe.
Sechs der Mails sind so gebaut, dass das Wort im Betreff in die falsche Richtung zeigt: eine Mahnung, die sich "Ihre Rechnung" nennt, eine Kundin, die unter "Mahnung?!" einer Mahnung widerspricht, eine Bewerbung, die als "Anfrage" beginnt. Zwei Mails erreichen kein Modell: die leere mit einem Anhang und die mit der geänderten Bankverbindung. Aus derselben Mail schlägt ein Modell nicht jedes Mal dasselbe vor. Deshalb lief jede Mail fünfmal, und die Tabelle zeigt den Durchschnitt dieser fünf Durchgänge.
Die Vorschläge hat ein Programm mit festen Regeln geprüft, etwa ob jede Zahl der Kurzfassung in der Mail vorkommt. Ein Modell als Prüfer kam nicht zum Einsatz. Der Betrieb, sein Postfach und alle Mails sind fiktiv.
Was die Tabelle zeigt
Der Abstand zwischen dem Rechner im Betrieb und dem Rechenzentrum ist bei dieser Aufgabe klein. Einordnen und Herausziehen ist eine kleinere Aufgabe als Formulieren: beim Bericht aus Notizen lagen zwischen demselben Modell im Haus und dem besten im Netz zweieinhalb Fälle von acht, hier liegt darunter, was in einem Durchgang zufällig anders ausgeht. Für ein Postfach, in dem Kundendaten, Bankverbindungen und Bewerbungen liegen, ist das die wichtigste Zahl der Tafel: die Post kann im Haus bleiben, ohne dass es Genauigkeit kostet. Ein Rechner der nächsten Klasse, rund 2.000 Euro mit 128 GB Speicher, steht mit dem größeren offenen Modell sogar an der Spitze der Tafel, vor allen Diensten im Netz. Das gemietete Modell aus Frankreich liegt gleichauf mit dem mittleren Modell von OpenAI, bei einem Drittel des Preises und als schnellstes der Tafel.
Innerhalb des Hauses zählt für die Auswahl die Art der Fehler mehr als die Quote. Die kleine Maschine der aktuellen Generation macht Ordnungsfehler, die beim Bestätigen auffallen: eine Reklamation als Störung, ein zweites Anliegen übersehen. Die Vorgängergeneration, ein Jahr älter, stellt mit 14,0 von 17 genauso viele Mails richtig zu, schreibt dabei aber Rechnungsnummern um, macht aus einem Nachnamen eine Kundennummer und übersieht die Frist des Finanzamts. Das fällt beim Bestätigen nicht auf, und aus der Quote allein wäre der Unterschied nicht zu sehen.
Was der Weg über das Netz kostet: bei 30 Mails am Tag mit Modellaufruf und 22 Arbeitstagen sind das je nach Modell rund 0,44 bis 5,7 Euro im Monat für die Modellaufrufe, für die gemieteten offenen Modelle rund 0,09 bis 1,7 Euro. Auf der anderen Seite steht ein Bürorechner mit Grafikkarte, der einmal angeschafft wird, und die Gewissheit, dass die Post das Haus nicht verlässt.
Die Regel vor dem Modell wiegt schwerer als das Modell
Drei Entscheidungen trifft bei dieser Vorsortierung kein Modell: eine Mail mit geänderter Bankverbindung geht an einen Menschen, eine Bewerbung wird erkannt und ungelesen weitergereicht, und eine Mail mit mehreren Anliegen geht nicht von allein an mehrere Stellen. Alle drei sind Regeln im Ablauf und keine Sätze in der Anweisung. Eine Regel lässt sich einem Betrieb zusichern; eine Formulierung, die ein Modell meistens befolgt, nicht.
Und die Anweisung selbst: dasselbe Modell im Haus kam mit der ersten Fassung auf 12,4 von 17 fehlerfreien Mails und mit der heutigen auf 16,0. Dazwischen liegen einige zusätzliche Sätze, jeder als Antwort auf einen gemessenen Fehler.
Einer dieser Sätze stammt aus der Heizungsmail weiter oben. Die erste Fassung ordnete sie als Störung ein und schickte sie ins Büro, in allen fünf Durchgängen. Seitdem steht in der Anweisung, dass die Vorgangsart dem folgt, was der Absender vom Betrieb will. Der Vorfall, den er schildert, entscheidet nicht.
Als alle sieben damals gemessenen Modelle an denselben zwei Mails scheiterten, lag es nicht an den Modellen: die Anweisung hatte nicht gesagt, was der Betrieb in diesen Fällen will.
Was das für Ihren Betrieb heißt
- Ihre Tabelle
- Welche Vorgangsart zu wem geht, steht in einer Datei, die Ihr Betrieb schreibt und ändert. Das Modell kennt sie nicht. Neue Zuständigkeit, neue Kollegin, Urlaubsvertretung: eine Zeile, kein Projekt.
- Wo die Post liegt
- Auf einem Rechner im Betrieb verlässt keine Mail das Haus. Das ist bei einem Postfach mit Bewerbungen, Kundendaten und Lieferantenrechnungen der Normalfall und nicht die Ausnahme. Der Weg über das Netz steht daneben, für Betriebe, die ihn gehen wollen.
- Bewerbungen
- Werden erkannt und ungelesen an die zuständige Person gegeben. Keine Zusammenfassung, keine Kennung, keine Bewertung. Das ist die Grenze, an der die KI-Verordnung ein Hochrisikosystem beginnen lässt, und die Vorsortierung bleibt davor.
- Betrug
- Die Vorsortierung erkennt keinen Betrug. Für den häufigsten Fall, die angeblich geänderte Bankverbindung eines Lieferanten, gibt es eine feste Regel: Eine solche Mail geht direkt an einen Menschen, noch bevor das Modell sie sieht. Eine gefälschte Rechnung, die keine neue Bankverbindung nennt, wird eingeordnet wie jede andere Mail.
- Bestätigen
- Am Anfang bestätigt das Büro jeden Vorschlag. Wer will, lässt nach einer Einarbeitungszeit die eindeutigen Vorgangsarten direkt weiterlaufen; der Empfänger bleibt dann die Prüfinstanz, wie heute. Wie oft ein Vorschlag geändert wird, ist die Zahl, an der Sie das entscheiden.
Wo es heute an die Grenze kommt
- Der Satz neben der Zuordnung. Die Kurzfassung stimmt in der Sache und erfindet doch Kleinigkeiten: aus Heizungsartikeln werden "Sanitärartikel", von zwei Anliegen steht eines im Satz. Die Zuordnung ist davon nicht betroffen, weil sie nicht aus dem Satz kommt. Für sich gelesen kann die Kurzfassung also in Einzelheiten irreführen.
- Mails, bei denen der Betrieb selbst entscheiden muss.Eine Störung, in der auch nach dem Preis gefragt wird: ein Anliegen oder zwei? Eine Mail ohne Text, aber mit "Rechnung.pdf" im Anhang: Rechnung oder unklar? Beides ist eine Frage an das Büro und an kein Modell, und beides gehört vor dem Start entschieden.
- Das Postfach selbst. Gemessen wurde an Mails als Text. Der Anschluss an Ihr Postfach ist der erste Schritt in ein Bestandssystem und hängt bei vielen Betrieben am IT-Dienstleister. Wo ein Betriebsrat besteht, ist die Sichtung des Postfachs durch ein System vorher mit ihm zu klären.
Die Modellnamen in der Tabelle sind ein Messstand mit Datum und keine Empfehlung auf Dauer. Sie veralten schneller als der Vorgang, um den es geht.
Wer verteilt bei Ihnen die Post?
Ob sich die Vorsortierung lohnt, hängt an der Zahl der Mails im Postfach und daran, wie oft etwas Eiliges liegen bleibt. Im Vorgespräch sehen wir uns an, was bei Ihnen ankommt und wer es heute verteilt, dreißig Minuten, kostenfrei.