Was ein Agent ist
Ein Chatfenster bekommt, was Sie hineinkopieren, und antwortet aus dem Gedächtnis. Ein Agent bekommt einen Ordner. Er sieht die Dateien, sucht darin nach Namen und Begriffen, liest, was in Frage kommt, ganz, sucht noch einmal, wenn ihm etwas fehlt, und schreibt das Ergebnis als Datei. Er fragt nach, wenn eine Angabe fehlt, und er hört auf, wenn die Aufgabe erledigt ist.
Die Post sichten, eine Ausschreibung prüfen, ein Anschreiben vorbereiten, die Unterlagen durchsuchen: jeden dieser Vorgänge hat diese Website einzeln durchgemessen. Ein Agent deckt sie alle mit demselben Werkzeug ab. Er bekommt eine kurze Anweisung je Vorgang, eine Textseite, und eine Hausordnung, in der steht, wie Ihr Betrieb arbeitet. Der nächste Vorgang, der im Büro auffällt, braucht dann keinen Berater: die Liste aller Wartungsverträge, die 2027 auslaufen, der Vergleich zweier Lieferantenpreislisten, das Schreiben an alle Kunden mit einer bestimmten Anlage.
Über sogenannte Connectors sieht ein Agent auch in Programme, die Sie bereits nutzen, und kann etwa in Jira nachsehen, welche Tickets zu einem Kunden offen sind. Wie solche Programme angebunden werden, steht unter Anbindung an Ihre Systeme.
Die Verwaltung der Latuke UG
Die Latuke UG ist eine Kapitalgesellschaft und damit voll buchführungspflichtig. Die laufende Buchhaltung mache ich selbst, mit einem Agenten; den Jahresabschluss übernimmt zum Jahresende ein Steuerberater. Das Werkzeug ist Claude Code, die Ausgabe von Anthropic für das Terminal.
- Die Ablage
- Ein Ordnerbaum aus Textdateien: Gesellschaft, Steuern, Verträge, die Buchhaltung mit Belegen, Kontoauszügen und einem Hauptbuch als Tabelle, eine Liste der Pflichten und Fristen und je Bereich eine Aufgabenliste.
- Wer was macht
- Ich beschaffe Belege und Kontoauszüge, löse Zahlungen aus, reiche Meldungen beim Finanzamt ein und unterschreibe. Der Agent ordnet die Vorgänge zu, schreibt das Hauptbuch fort, rechnet die Umsatzsteuer, hält Fristen nach und pflegt die Übergabe an den Steuerberater.
- Feste Anweisung: Monatsabschluss
- Eine Textdatei, die den Agenten Schritt für Schritt durch den Abschluss führt: den Kontoauszug Zeile für Zeile lesen, jede Zahlung einem Anbieter zuordnen, fehlende Rechnungen anfordern und dabei sagen, wo genau sie zu holen sind, ablegen, buchen, abstimmen. Sie beginnt mit Regeln, die er nie verletzt: keine Buchung ohne Beleg, Belege nie verändern, bei der Umsatzsteuer nie raten.
- Feste Anweisung: Aufgabenüberblick
- Der Agent liest alle Aufgabenlisten und die wiederkehrenden Termine und sagt, was heute ansteht und was zuerst.
Die Anweisung wächst mit jedem Fehler
Ein Anbieter hatte eine Rechnung an mich als Privatperson ausgestellt, weil das Kundenkonto privat angelegt war; die Vorsteuer daraus war verloren. Seitdem steht in der Anweisung: Taucht ein neuer Anbieter auf dem Kontoauszug auf, erinnert der Agent daran, die Daten der UG im Kundenkonto zu hinterlegen, bevor die nächste Zahlung läuft. Eine zweite Regel kam mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer dazu. Sie traf Mitte des Monats ein, stand aber erst auf der übernächsten Rechnung eines Anbieters, weil die nächste zum Monatsersten schon ausgestellt war. Die Anweisung sagt dem Agenten jetzt, dass er die Gegenprobe an der übernächsten Rechnung macht und die nächste noch in der alten Fassung erwartet.
Ein Unterschied zu dem, was ich einem Betrieb für den Anfang empfehle: hier schreibt der Agent direkt in die Ablage, ins Hauptbuch und in die Aufgabenlisten. Jede Änderung bleibt in einer Versionsgeschichte sichtbar und lässt sich zurücknehmen. Ohne eine solche Sicherung ist es sinnvoll, Ergebnisse in einem eigenen Ausgangsordner abzulegen.
Wie das in Ihren Betrieb kommt
Ein Rechner im Büro. Darauf das Werkzeug, eine Ablage, eine Hausordnung und feste Anweisungen, alles Text, den Ihr Betrieb selbst lesen und ändern kann, und ein Ordner für die Ergebnisse.
- Das Werkzeug
- Für Büroarbeit heißen die Werkzeuge Claude Cowork in der Claude-Desktop-App und ChatGPT Work in der ChatGPT-Desktop-App, beide als Programm mit Fenster und Ordnerauswahl.
- Die Ablage, lesend
- Eine Kopie oder eine Freigabe Ihres Laufwerks, die nur die Ordner enthält, die die bedienende Person auch selbst öffnen darf. Die Rechte greifen vor dem Werkzeug, als Regel im Dateisystem, und nicht als Bitte in einer Anweisung. Dass das hält, ist unter Unterlagen durchsuchen mit einem Agenten gemessen.
- Die Hausordnung
- Eine Textdatei im Arbeitsverzeichnis, die das Werkzeug vor jeder Aufgabe liest. Darin steht, wie Ihr Betrieb heißt, was in welchem Ordner liegt, welche Fassung gilt, wie Kunden angesprochen werden und was das Werkzeug nie tut. Sie entsteht in der Schulung und wächst mit jedem Vorgang, der schiefging. Ein Beispiel für einen Heizungsbetrieb steht auf der Seite zur Suche.
- Feste Anweisungen je Vorgang
- Eine Datei je wiederkehrendem Vorgang: Post sichten, Ausschreibung prüfen, Anschreiben vorbereiten, Wartungsliste ziehen. Das sind die Fälle dieser Website und alles, was Ihr Betrieb selbst dazuschreibt.
- Der Ausgangsordner
- Ergebnisse landen als Entwurf in einem eigenen Ordner. Nichts wird ins Laufwerk zurückgeschrieben, nichts versendet, nichts gelöscht. Wer freigibt, verschiebt die Datei selbst. Wie das bei einer größeren Aufgabe aussieht, zeigt die Seite Eine Preisanpassung für alle Wartungsverträge.
Drei Dinge müssen vorher geklärt sein, und keines davon ist Technik. Wer welchen Ordner lesen darf, weil das Werkzeug nur eine Kopie bekommt, in der diese Rechte schon gelten. Wie viel des Altbestands überhaupt Text hergibt, weil gescannte Dokumente ohne Textebene für das Werkzeug leer sind. Und welche Fassung gilt, wenn dasselbe Dokument dreimal in der Ablage liegt, weil das Werkzeug alle drei findet und die Hausordnung sagen muss, welche zählt.
Was anders ist als bei den einzelnen Fällen
- Die Unterlagen verlassen das Haus
- Die einzelnen Fälle zeigen je einen Weg im Haus und einen in der Cloud. Für einen Agenten gibt es diese Wahl mit einem Bürorechner heute praktisch nicht: die Modelle, die einen Agenten tragen, laufen in der Cloud. Was das Werkzeug liest, geht zum Anbieter. Bei einer Ablage mit Kundenverträgen ist das eine Entscheidung Ihres Betriebs und braucht einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter.
- Offene Agenten
- Es gibt Agenten, deren Code offen ist, etwa OpenClaw und Hermes, und die mit gemieteten oder eigenen offenen Modellen arbeiten. Sie sind der Weg, der die Wahl zwischen Haus und Cloud zurückbringt. Sie bringen jedoch ihre eigenen Schwächen mit, und ihr Einsatz muss wohlüberlegt sein.
- Der Preis ist ein Abo
- Statt Cent je Frage zahlen Sie dem Anbieter einen festen Betrag je Person und Monat. Was teurer wird, ist die Zeit: die Person, die das Werkzeug bedient, lernt es, pflegt die Hausordnung und liest die Ergebnisse.
- Die Schulung ist der größere Teil
- Bei den einzelnen Fällen liefere ich ein Programm und erkläre es. Hier liefere ich eine Hausordnung, die ersten Anweisungen und einen Tag, an dem Ihre Leute das Werkzeug an den eigenen Unterlagen benutzen. Das Werkzeug selbst kaufen Sie beim Anbieter, an der Lizenz verdiene ich nichts. Mehr dazu unter Schulungen.
Was in Ihrem Büro jede Woche zusammengesucht wird
Welche Vorgänge ein Agent in Ihrem Büro übernehmen könnte, zeigt sich am schnellsten an Ihren eigenen Unterlagen. Im Vorgespräch sehen wir uns an, was bei Ihnen jede Woche gesucht, zusammengestellt und abgeglichen wird, und ob ein Agent dafür der passende Weg ist. Dreißig Minuten, kostenfrei.