Worum es geht
Jede Mail im zentralen Postfach bekommt einen Vorschlag: die Vorgangsart, die zuständige Stelle aus Ihrer eigenen Tabelle, ob es eilig ist, die Rechnungs- oder Kundennummer zum Wiederfinden, ein Satz, worum es geht, und die Stelle der Mail, die das belegt. Die Person im Büro bestätigt oder korrigiert. Beantwortet, gelöscht oder bezahlt wird nichts.
Gemessen wurde das am Postfach eines erfundenen Betriebs für Sanitär, Heizung und Klima: 17 Mails, darunter eine Weiterleitungskette, ein Schreiben mit drei Anliegen, ein gescannter Brief mit Erkennungsfehlern und eine Betrugsmail mit geänderter Bankverbindung. 13 Prüfungen, fünf Durchgänge je Modell, sieben Modelle.
Was die Modelle leisten
Sieben Modelle, dieselben 17 Mails, dieselbe Anweisung, dieselben 13 Prüfungen. Die oberen drei laufen auf einem Rechner in Ihrem Betrieb, die unteren vier in einem Rechenzentrum bei zwei Anbietern. Eine Mail gilt erst dann als fehlerfrei, wenn keine einzige Prüfung anschlägt: richtige Vorgangsart, richtige Dringlichkeit, jede Kennung Zeichen für Zeichen aus der Mail, kein Satz im Beleg, der so nicht dasteht. Die dritte Zahl sagt, wie oft die Mail beim richtigen Empfänger landet, auch wenn eine Kleinigkeit daneben nicht stimmt.
| Modell | Läuft auf | Fehlerfreie Mailsvon 17 | Korrekturenje Mail, etwa | Richtig zugestelltvon 17 | Je Mail | Kostenje Mail |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Auf einer Maschine im Betrieb | ||||||
| qwen3.5:9boffenes Modell, 9,7 Milliarden Parameter | Bürorechner mit Grafikkarte, 8 GB | 16,0 | 0,3 | 16,0 | 6 s | keine |
| qwen3.5:4bdieselbe Generation, kleinere Klasse | Notebook der gehobenen KlasseAn der Anweisung vor Hebel 7 gemessen; mit den zwei Sätzen mehr verliert dieses Modell einen Fall. | 11,8 | 0,7 | 14,0 | 4 s | keine |
| qwen3:8bVorgängergeneration von qwen3.5:9b, ein Jahr älter | Bürorechner mit Grafikkarte, 8 GBSchreibt Rechnungsnummern um und übersieht eine Frist. Steht hier, weil die Fehlerart zählt, nicht die Quote. | 9,0 | 1,0 | 14,0 | 7 s | keine |
| Über einen Dienst im Netz | ||||||
| GPT-5.6 LunaOpenAI, kleine Klasse | Rechenzentrum, Daten verlassen den Betrieb | 16,6 | 0,0 | 16,6 | 7 s | 0,08 ct |
| Claude Sonnet 5Anthropic, Größe nicht veröffentlicht | Rechenzentrum, Daten verlassen den Betrieb | 16,4 | 0,0 | 17,0 | 6 s | 0,97 ct |
| Claude Haiku 4.5Anthropic, kleinere Klasse | Rechenzentrum, Daten verlassen den Betrieb | 16,0 | 0,1 | 17,0 | 8 s | 0,83 ct |
| GPT-5.6 TerraOpenAI, mittlere Klasse, Größe nicht veröffentlicht | Rechenzentrum, Daten verlassen den Betrieb | 15,0 | 0,2 | 16,0 | 7 s | 0,58 ct |
Zwei Beispiele
Links die Mail, wie sie ankommt. Rechts der Vorschlag, der in wenigen Sekunden daraus wird, umschaltbar zwischen drei Klassen: dem Notebook, dem Bürorechner mit Grafikkarte und der Cloud. Das erste Beispiel ist der Fall, an dem die erste Fassung der Anweisung gescheitert ist: nach dem Ereignis wäre es eine Störung, nach dem Wunsch des Absenders ist es eine Reklamation, und die geht an den Inhaber.
- Von
- Familie Özdemir <fam.oezdemir@web.de>
- Betreff
- Heizung schon wieder aus!!
Hallo, Ihr Monteur war am 14.08. bei uns zur Wartung der Gastherme (Vaillant ecoTEC), die Rechnung 26-1187 über 214,00 Euro haben wir sofort bezahlt. Seit gestern Abend zeigt die Therme den Fehler F.22 und wir haben kein Warmwasser mehr. Vor der Wartung lief die Anlage seit Jahren ohne Probleme. Wir sind ehrlich gesagt sehr verärgert. Wir erwarten, dass Sie das kostenlos in Ordnung bringen, und zwar diese Woche noch. Unsere Kundennummer ist K-2088. Bitte melden Sie sich heute noch, am besten telefonisch unter 0176 22 90 14 77. Mit freundlichen Grüßen Aylin Özdemir Rheinstetten
Störungdringend
- An
- Büro
- Kennungen
- Kundennummer K-2088Rechnungsnummer 26-1187Betrag 214,00
- Kurzfassung
- Die Familie Özdemir will eine kostenlose Reparatur ihrer defekten Heizung und einen Termin innerhalb dieser Woche.
- Beleg
- „Seit gestern Abend zeigt die Therme den Fehler F.22 und wir haben kein Warmwasser mehr. Wir erwarten, dass Sie das kostenlos in Ordnung bringen, und zwar diese Woche noch.“
Die Mail wird als Störung geführt und geht damit an das Büro. Beim Inhaber, der die Reklamationen bearbeitet, kommt sie nicht an, und die verärgerte Kundin wartet auf einen Rückruf, den niemand als seine Aufgabe sieht. Kennungen und Dringlichkeit stimmen, der falsche Vorgang macht den Vorschlag trotzdem unbrauchbar.
Notebook der gehobenen Klasse, an der kürzeren Anweisung gemessen. 3,8 Sekunden für diese Mail, ordnet diese Mail in 0 von 5 Durchgängen richtig zu. Quelle: output/reihen/35-4b-17/4/03-reklamation.json
Reklamationdringend
- An
- Inhaber
- Kennungen
- Kundennummer K-2088Rechnungsnummer 26-1187Betrag 214,00
- Kurzfassung
- Der Absender verlangt die kostenlose Behebung des Ausfalls der Gastherme nach einer Wartung und ist über den entstandenen Schaden verärgert.
- Beleg
- „Wir erwarten, dass Sie das kostenlos in Ordnung bringen, und zwar diese Woche noch.“
Vorgangsart, Zuständigkeit und Dringlichkeit stimmen, die drei Kennungen sind vollständig, und der Belegsatz steht wörtlich in der Mail. Die Person im Büro sieht in einer Zeile, worum es geht, und bestätigt.
Bürorechner mit Grafikkarte, 8 GB, die Mail verlässt den Betrieb nicht. 4,7 Sekunden für diese Mail, ordnet diese Mail in 5 von 5 Durchgängen richtig zu. Quelle: output/reihen/35-9b-h7/1/03-reklamation.json
Reklamationdringend
- An
- Inhaber
- Kennungen
- Kundennummer K-2088Rechnungsnummer 26-1187Betrag 214,00 Euro
- Kurzfassung
- Familie Özdemir verlangt, dass der nach der Wartung aufgetretene Ausfall der Gastherme kostenlos und noch diese Woche behoben wird.
- Beleg
- „Vor der Wartung lief die Anlage seit Jahren ohne Probleme. Wir erwarten, dass Sie das kostenlos in Ordnung bringen, und zwar diese Woche noch.“
Dieselbe Zuordnung wie auf dem Bürorechner, die Kurzfassung nennt zusätzlich den Namen. Der Beleg ist aus zwei Stellen der Mail zusammengesetzt, die im Original nicht nebeneinander stehen, und der Betrag trägt die Einheit. Für die Weiterleitung ändert das nichts, für eine spätere Auswertung der Kennungen schon.
Rechenzentrum, die Mail verlässt den Betrieb. 5,7 Sekunden für diese Mail, ordnet diese Mail in 5 von 5 Durchgängen richtig zu. Quelle: output/reihen/sonnet-h7/1/03-reklamation.json
Der Unterschied zwischen den drei Reitern ist keine Frage des Stils. Das Notebook führt die Mail als Störung und schickt sie ins Büro; beim Inhaber, der die Reklamationen bearbeitet, kommt sie nicht an. Der Bürorechner und die Cloud legen sie richtig, und ab da unterscheiden sie sich nur noch in Kleinigkeiten der Kennungen.
Das zweite Beispiel erreicht kein Modell. Eine Mail, die eine geänderte Bankverbindung nennt, geht nach einer festen Regel an einen Menschen, bevor irgendetwas eingeordnet wird. Ohne diese Regel hätte das Modell im Haus daraus eine dringende Eingangsrechnung mit Rechnungsnummer und Betrag gemacht, in 5 von 5 Durchgängen. Das ist der Stapel der Buchhaltung, in dem eine solche Mail nicht liegen darf.
- Von
- Buchhaltung HGB <buchhaltung@heiztechnik-grosshandel-baden-de.com>
- Betreff
- WICHTIG: Neue Bankverbindung, Rechnung RE-2026-08817 bitte heute überweisen
Sehr geehrte Damen und Herren, aufgrund einer Umstellung unseres Zahlungsverkehrs hat sich unsere Bankverbindung geändert. Bitte überweisen Sie ab sofort alle offenen Beträge ausschließlich auf das folgende Konto: Kontoinhaber: HGB Zahlungsverkehr IBAN: DE89 3704 0044 0532 0130 00 BIC: COBADEFFXXX Die Rechnung RE-2026-08817 über 1.284,50 EUR ist heute fällig. Bitte veranlassen Sie die Überweisung noch heute auf das neue Konto, damit es nicht zu Mahngebühren kommt. Eine Überweisung auf das alte Konto kann nicht mehr zugeordnet werden. Mit freundlichen Grüßen Heiztechnik Großhandel Baden GmbH Buchhaltung
Unklar
- An
- Büro, von Hand
- Kurzfassung
- Nennt eine geänderte Bankverbindung, bitte von Hand prüfen.
- Regel
- Geänderte Bankverbindung: die Mail erreicht kein Modell.
Der Vorgang
Im zentralen Postfach kommt alles an, was nicht an eine Person adressiert ist: Anfragen von Neukunden, Terminwünsche, Störungen, Reklamationen, Rechnungen von Lieferanten, Mahnungen, Bewerbungen, Schreiben vom Finanzamt, und in großer Zahl Werbung. Jemand im Büro öffnet morgens jede Mail, liest sie an, entscheidet, wen sie angeht, und leitet sie weiter. Was eilig ist, muss beim Lesen auffallen. Was zwei Leute angeht, wird zweimal weitergeleitet oder zur Hälfte vergessen.
Die Vorsortierung nimmt dem Büro das Lesen und Entscheiden ab und lässt das Bestätigen dort. Die Zuständigkeit kommt dabei nicht aus dem Modell, sondern aus einer Tabelle, die Ihr Betrieb selbst schreibt: welche Vorgangsart zu wem geht. Diese Tabelle gibt es in den meisten Betrieben nur im Kopf einer Person. Sie aufzuschreiben ist Teil der Einrichtung und hat für Vertretung und Einarbeitung einen Wert, der von der Technik unabhängig ist.
Wie geprüft wurde
17 Mails aus dem Alltag eines Handwerksbetriebs, von der Vierzeiler-Störungsmeldung bis zur Rechnung mit fünf Positionen. Jeder Vorschlag durchläuft 13 Prüfungen, in Paaren: ein Anliegen fehlt oder eines ist erfunden, eilig als gewöhnlich oder gewöhnlich als eilig, eine Kennung falsch oder eine fehlt, eine Mail unnötig an den Menschen gegeben oder eine nicht, obwohl es nötig war. Dazu: keine Zahl in der Kurzfassung, die nicht in der Mail steht, der Beleg ein wörtliches Zitat, und bei Bewerbungen kein Wort über den Bewerber in der Ausgabe.
Sechs der Mails sind so gebaut, dass das Wort im Betreff in die falsche Richtung zeigt: eine Mahnung, die sich "Ihre Rechnung" nennt, eine Kundin, die unter "Mahnung?!" einer Mahnung widerspricht, eine Bewerbung, die als "Anfrage" beginnt. Zwei Mails erreichen kein Modell: die leere mit einem Anhang und die mit der geänderten Bankverbindung. Weil einzelne Durchgänge streuen, zählt die Reihe aus fünf Durchgängen und nicht der beste davon.
Kein Modell hat die Vorschläge bewertet. Geprüft wurde mit festen Regeln, und was sich nicht mit Regeln prüfen lässt, wurde von Hand gelesen und nie gezählt. Der Betrieb, sein Postfach und alle Mails sind erfunden.
Was die Tabelle zeigt
Der Abstand zwischen dem Rechner im Betrieb und dem Rechenzentrum ist bei dieser Aufgabe klein. Einordnen und Herausziehen ist eine kleinere Aufgabe als Formulieren: beim Bericht aus Notizen lagen zwischen demselben Modell im Haus und dem besten im Netz zweieinhalb Fälle von acht, hier liegt darunter, was in einem Durchgang zufällig anders ausgeht. Für ein Postfach, in dem Kundendaten, Bankverbindungen und Bewerbungen liegen, ist das die wichtigste Zahl der Tafel: die Post kann im Haus bleiben, ohne dass es Genauigkeit kostet.
Innerhalb des Hauses trennt nicht die Quote die Modelle, sondern die Art der Fehler. Die kleine Maschine der aktuellen Generation macht Ordnungsfehler, die beim Bestätigen auffallen: eine Reklamation als Störung, ein zweites Anliegen übersehen. Die ältere Generation schreibt Rechnungsnummern um, macht aus einem Nachnamen eine Kundennummer und übersieht die Frist des Finanzamts. Das fällt beim Bestätigen nicht auf, und deshalb steht sie in der Tafel, obwohl sie nicht in Frage kommt.
Was der Weg über das Netz kostet: bei 30 Mails am Tag mit Modellaufruf und 22 Arbeitstagen sind das je nach Modell rund 0.5 bis 6.5 Dollar im Monat für die Modellaufrufe. Auf der anderen Seite steht ein Bürorechner mit Grafikkarte, der einmal angeschafft wird, und die Gewissheit, dass die Post das Haus nicht verlässt.
Die Regel vor dem Modell wiegt schwerer als das Modell
Drei Entscheidungen trifft bei dieser Vorsortierung kein Modell: eine Mail mit geänderter Bankverbindung geht an einen Menschen, eine Bewerbung wird erkannt und ungelesen weitergereicht, und eine Mail mit mehreren Anliegen geht nicht von allein an mehrere Stellen. Alle drei sind Regeln im Ablauf und keine Sätze in der Anweisung. Eine Regel lässt sich einem Betrieb zusichern; eine Formulierung, die ein Modell meistens befolgt, nicht.
Und die Anweisung selbst: dasselbe Modell im Haus kam mit der ersten Fassung auf 12,4 von 17 fehlerfreien Mails und mit der heutigen auf 16,0. Dazwischen liegen 6 Sätze, jeder als Antwort auf einen gemessenen Fehler. Als alle sieben Modelle an denselben zwei Mails scheiterten, lag es nicht an den Modellen: die Anweisung hatte nicht gesagt, was der Betrieb in diesen Fällen will.
Was das für Ihren Betrieb heißt
- Ihre Tabelle
- Welche Vorgangsart zu wem geht, steht in einer Datei, die Ihr Betrieb schreibt und ändert. Das Modell kennt sie nicht. Neue Zuständigkeit, neue Kollegin, Urlaubsvertretung: eine Zeile, kein Projekt.
- Wo die Post liegt
- Auf einem Rechner im Betrieb verlässt keine Mail das Haus. Das ist bei einem Postfach mit Bewerbungen, Kundendaten und Lieferantenrechnungen der Normalfall und nicht die Ausnahme. Der Weg über das Netz steht daneben, für Betriebe, die ihn gehen wollen.
- Bewerbungen
- Werden erkannt und ungelesen an die zuständige Person gegeben. Keine Zusammenfassung, keine Kennung, keine Bewertung. Das ist die Grenze, an der die KI-Verordnung ein Hochrisikosystem beginnen lässt, und die Vorsortierung bleibt davor.
- Betrug
- Die Vorsortierung erkennt keinen Betrug. Sie hat eine Regel: wer eine neue Bankverbindung nennt, wird von einem Menschen gelesen. Was diese Regel umgeht, wird eingeordnet wie eine echte Mail. Das steht hier, weil es im Gespräch mehr wert ist als eine Zusage.
- Bestätigen
- Am Anfang bestätigt das Büro jeden Vorschlag. Wer will, lässt nach einer Einarbeitungszeit die eindeutigen Vorgangsarten direkt weiterlaufen; der Empfänger bleibt dann die Prüfinstanz, wie heute. Wie oft ein Vorschlag geändert wird, ist die Zahl, an der Sie das entscheiden.
Wo es heute an die Grenze kommt
- Der Satz neben der Zuordnung. Die Kurzfassung stimmt in der Sache und erfindet doch Kleinigkeiten: aus Heizungsartikeln werden "Sanitärartikel", von zwei Anliegen steht eines im Satz. Die Zuordnung ist davon nicht betroffen, weil sie nicht aus dem Satz kommt. Wer nur die Kurzfassung liest, sollte das wissen.
- Mails, bei denen der Betrieb selbst entscheiden muss.Eine Störung, in der auch nach dem Preis gefragt wird: ein Anliegen oder zwei? Eine Mail ohne Text, aber mit "Rechnung.pdf" im Anhang: Rechnung oder unklar? Beides ist keine Frage an das Modell, sondern an das Büro, und beides gehört vor dem Start entschieden.
- Das Postfach selbst. Gemessen wurde an Mails als Text. Der Anschluss an Ihr Postfach ist der erste Schritt in ein Bestandssystem und hängt bei vielen Betrieben am IT-Dienstleister. Wo ein Betriebsrat besteht, ist die Sichtung des Postfachs durch ein System vorher mit ihm zu klären, nicht danach.
Die Modellnamen in der Tabelle sind ein Messstand mit Datum und keine Empfehlung auf Dauer. Sie veralten schneller als der Vorgang, um den es geht.
Wer verteilt bei Ihnen die Post?
Ob sich die Vorsortierung lohnt, hängt an der Zahl der Mails im Postfach und daran, wie oft etwas Eiliges liegen bleibt. Im Vorgespräch sehen wir uns an, was bei Ihnen ankommt und wer es heute verteilt, dreißig Minuten, kostenfrei.